ایجاد ساختارهای گزارش‌سازی و تحلیل داده‌ها فراخور هر یک از سطوح سازمانی و پیاده‌سازی سیستم ارزیابی عملکرد
یکی از ورودی های مهم در تدوین استراتژی و اهداف سازمانی تعیین جایگاه فعلی سازمان از جنبه های مختلف درون سازمانی (نقاط قوت و ضعف) و برون سازمانی (تهدید ها و فرصت ها) است. به جهت اینکه بتوان این ورودی ها را به صورت کاملا موثر و به موقع مورد استفاده قرار داد و تصمیمات درستی را در زمان مناسب اتخاذ نمود بایستی در هر زمان به داده های مربوطه دسترسی داشت. امروزه اهمیت جمع آوری داده ها بر کمتر سازمانی پوشیده است. اما مهمترین عاملی که در جمع اوری داده ها بایستی مدنظر داشت؛ تناسب و صحت داده‌ها است.
هیچ سازمانی بدون هدف مشخص امکان موفقیت نخواهد داشت. بنابراین اولین گام در مدیریت یک سازمان یا سیستم تعیین هدف و مقصد است. این مقصد بایستی دارای 5 ویژگی روشن و واضح، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقعی و دارای زمان باشد. مرحله بعد تعریف شاخص هایی است که مارا در دستیابی به هدف و خارج نشدن از مسیر اصلی یاری می رسانند. این شاخص ها بایستی به طور مستمر تحت نظارت و کنترل باشند. نظارت و کنترلی که در استاندارد ISO 9001 از آن به نام پایش و اندازه گیری یاد میکند. و ما در ارزیابی عملکرد سیستم در دستیابی به اهداف سازمانی از آن بهره خواهیم برد. به طور مثال فرض کنید هدف یک سازمان” افزایش رضایتمندی مشتریان به میزان 10 درصد در یک دوره سالیانه” باشد. یکی از شاخص های مهم کنترلی که مشابه هشدار زمان سوخت گیری وسیله نقلیه به شما کمک میکند، درصد افزایش شکایات مشتریان یا قوی تر از آن شکایات تکراری مشتریان است. اما برای پایش و اندازه گیری این شاخص ها نیاز به داده داریم. داده هایی که دقیقا وضعیت همین شاخص را نمایش دهند و دارای اعتبار باشند. دقت کنید که تحلیل این شاخص وضعیت عملکرد فرایندهای طراحی و ساخت که شامل زیر فرایندهای تحقیق و توسعه، مهندسی، تولید و کنترل کیفیت است را نمایش میدهد.
بنابراین در ایجاد سیستم های گزارش سازی در درجه اول بایستی نوع و گروه داده هایی که دقیقا شاخص مورد نظر شما را اندازه می‌گیرند، تعیین کنید. که جز در سایه توجه به اهدف سازمان یا سیستم امکان موفقیت در این گام را نخواهید داشت و در میان هزاران داده بی اثر و نامناسب دست و پا زده و در نهایت به حس ششم خود اعتماد کرده و تصمیمات به ظاهر درستی را اتخاذ مینمایید.
ساختارهای گزارشی بایستی در هر لحظه وضعیت سازمان را در دستیابی به اهداف مربوطه گزارش نماید. اما هر سازمان تشکیل شده از فرایندهایی که در زنجیروار برای رسیدن به هدف مربوطه در تلاش هستند. بنابراین شاخص های کنترلی بایستی مرتبط با هرفرایند و دارای مسئول باشد. اگر شناسایی و ایجاد این فرایندها و نیز روابط بین آنها به درستی تعریف نشده باشد باز هم گزارشات ایجاد شده و داده های جمع اوری شده برای دستیابی سازمان به اهداف مربوطه موثر نخواهد بود.
اما راهکار چیست؟
راهکار ما معماری فرایندهای سازمان، تعریف شاخص های متناظر با اهداف سازمانی، تعریف و ایجاد بسترهای ضبط داده ای یا دیتابیس های مناسب و ایجاد داشبوردهای مدیریتی متناسب با هر یک از سطوح سازمانی برای تبدیل داده ها به اطلاعات است. در مرحله بعدی این اطلاعات بایستی به دانش سازمانی و در نهایت به خرد تبدیل شوند. یک سازمان موفق در سطح اطلاعات متوقف نشده و راهکاری های مدیریت دانش را دنبال می نماید.