اسکن و عارضه‌یابی سازمان‌ها و مدیریت بهینه فرایندهای کسب و کار در جهت افزایش بهره‌وری و چابکی
به جرات می توان گفت که هر مدیری فارغ از کارفرما یا کارمند بودن واژه بهره وری را حداقل یکبار در اینترنت جستجو کرده و در این زمینه سعی نموده تا دانش موثری را کسب نماید.
قبل از اینکه بتوانیم از فرمول های ریاضی که در این زمینه بسیارند بهره ببریم بایستی اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریتی یا فرایندهای کسب و کار در بهترین خود استقرار یافته‌اند. در واقع بایستی فاز اجرایی عارضه یابی و معماری فرایند را پشت سر بگذاریم تا بتوانیم داده های حاصله را به اطلاعات و سپس به دانش و در انتها به خرد تبدیل نماییم.
اما یک سوال مطرح است! چگونه بفهمیم سازمان به عارضه یابی و یا معماری مجدد نیاز دارد یا خیر؟ در ادامه به مواردی که زنگ هشدار نیاز به عارضه یابی و معماری فرایند را به صدا درمی‌آورند گذری خواهیم داشت:
- زمانیکه مدیر ارشد وارد مسائل خرد و پیگیری امور خرد شده است.
- زمانیکه مدیران میانی درگیر امور روزمره و انجام کارهای اجرایی شده اند.
- زمانیکه سازمان با تاخیر در دستیابی به نتایج و یا عدم امکان دستیابی به اهداف کوتاه مدت مواجه شده است.
- زمانیکه نیروی کار هیچ رغبتی در پیشنهاد بهبود و یا شناسایی مشکلات ندارند.
- زمانیکه تداخل کاری و یا انجام کارهای موازی به شدت افزایش یافته است.
- زمانیکه نیروی کار در هر سطحی، از کوچکترین تغییرات گریزان است.
- زمانیکه گزارشی از مدیران و مسئولان ارائه نمی شود.
- زمانیکه دوباره کاری ها به شدت افزایش یافته است.
- زمانیکه مدیران توانایی انجام کار به صورت تیمی و یا همدلی در اجرای امور را ندارند.
- زمانیکه مسئولین پاسخگوی کم کاری، تاخیر و یا اشتباهات نیستند.
- زمانیکه بهای تمام شده فارغ از افزایش قیمت مواد اولیه در حال افزایش است.
- زمانیکه بیماری های شغلی و آسیب های فردی در سازمان در حال افزایش است.
- و …
برخی از سازمان ها با چندین هشدار دست و پنجه نرم می کنند و گاها پس ازاینکه از موانع سازمانی به ستوه می آیند؛ راهکار تعدیل و جابه جایی نیروها را پیش میگرند که پس از چندین ماه تا یکسال متوجه می شوند که نه تنها موانع برطرف نشده که مشکلات جدیدی نیز نمایان شده است.
اما راهکار چیست؟
راهکار ما عارضه یابی سازمان در کلیه سطوح فرایندهای مدیریتی، اصلی و پشتیبان است. پس از تشخصیص بیماری در هر کدام از حیطه های مذکور قدم بعدی اولویت بندی و پرداختن به درمان بیماری یا عارضه است. در این راستا از دانش مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM بهره برده و فرایندهای استاندارد و درمان شده، مدلسازی می شوند. همزمان سرمایه های انسانی نیز مورد آموزش و همکاری قرار گرفته و برای مدیریت و اجرای فرایندهای استاندارد شده آماده می شوند.
چه مدت عارضه یابی و درمان سیستم یا سازمان به طول می انجامد؟
همانگونه که نسخه واحدی برای همه سازمان ها وجود ندارد لذا زمان اجرا نیز برای همه سازمان ها یکسان نخواهد بود. کمااینکه از دوره نقاهت و مراقبت های لازم نیز نباید غافل شد. لذا ایجاد سیستم گزارشی و داشبورد مدیریتی مناسب یک نیاز حیاتی برای سازمان است که بتوان در هر زمان از وضعیت و حال سیستم یا سازمان با خبر شده و اقدامات واکنشی لازم را متناسب با ریسک‌های شناسایی شده برنامه‌ریزی نمود.